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公司合同管理系統(模型)
1.
為規範公司經濟合同管理，防範和控制合同風險，有效維護公司合法權益，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司與關聯公司簽訂和履行的確立民事權利義務的各類合同和協議，包括銷售合同、借款合同、租賃合同、加工合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。
3.責任
3.1公司總經理負責公司銷售、采購合同及其他經濟合同的審批；
3.2公司辦公室負責公司各類合同的管理，具體職責是:
3.2.1負責除買賣合同以外的各類合同的談判，並根據公司法定代表人的授權簽署合同；
3.2.2負責制定統壹的銷售和采購合同文本；
3.2.3負責發放和管理合同專用章、合同統壹文本和法人授權委托書；
3.2.4負責審查各部門提交的各類合同的合法性、可行性和效益；
3.2.5負責解決經濟合同糾紛；
3.2.6負責經濟合同的檔案管理；
3.2.7負責本制度的監督和實施。
4.合同的簽署
4.1合同主體
訂立合同的主體必須是具有法人資格，能夠獨立承擔民事責任的公司及其下屬公司。其他部門、機構、分支機構等。不準擅自簽訂合同。
訂立合同前，應當考察對方當事人的主體資格、資信能力和履約能力，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不符的經濟合同。
公司壹般不與自然人簽訂經濟合同。如確需簽訂經濟合同，應經公司總經理批準。
4.2合同形式
訂立合同應當采用書面形式，但需要立即交付(交付貨物)的簡單小額經濟事務除外。
“書面形式”是指合同、補充協議、正式文件和信函、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)。).除非有緊急情況或條件，公司壹般要求有正式的合同形式。
4.3合同內容
4.3.1當事人名稱及住所:合同的標題、簽名及公章與對方提供的信用信息應壹致。
4.3.2合同標的物:合同標的物應當唯壹、準確，買賣合同應當載明規格、型號、商標、產地、等級等。服務合同應規定詳細的服務內容和要求；如果合同的主題不能用文字描述，圖紙應作為合同的附件。
4.3.3數量:合同應采用國家標準計量單位，壹般應約定標的物的數量。如果在常年經銷合同中不能約定確切數量，確定約定數量的方法(如電報、傳真、送貨單、發票等。)予以采納。
4.3.4質量:如有國家標準、部門行業標準或企業標準，應約定所采用標準的代號；化工產品和其他可以用指標描述的產品，應就主要指標達成壹致(標準涵蓋的除外)；樣品付款應規定樣品生產方式和樣品存放地點。
4.3.5價格或報酬:價格或報酬應在合同中規定，合同的實際價格應以折扣形式約定；應說明價款的支付方式，如轉賬支票、匯票(電匯、匯票和匯款)、托收、信用證和現金；支付價款或者報酬的期限應當是特定條件實現後的確切日期或者天數。
4.3.6履行的期限、地點和方式
履行期限應明確規定。不能約定具體時間的，應當在合同中約定履行期限的方法。
合同的履行地應努力對我們有利。比如，買賣合同壹般約定交貨地點是我們的倉庫或者我們的住所；約定具體地名的，應當明確到市轄區或者縣級；
買賣合同壹般應在合同中約定交貨程序，即合同履行的標誌，如運單、庫管員簽字等。
合同擔保
合同中對方當事人要求擔保或我方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況，按照《擔保法》的要求辦理相關手續。
合同的解釋
合同文本中的所有詞語應作排他性解釋，可能引起歧義的詞語和壹些非法定的特殊詞語應在合同中作出解釋。
保密條款
對於技術合同和其他涉及業務信息、技術信息的合同，應當約定保密承諾和違反保密承諾的責任。
4.3.10合同聯系系統
履行期較長的重大經濟合同，應規定合同雙方的聯系制度。
4.3.11違約責任
根據合同法做出適當的約定，註意合同的公平性。
4.3.12解決爭議的方式
爭議可以通過仲裁或起訴來解決。選擇仲裁的，應當明確約定仲裁機構的名稱。雙方不能就仲裁機構達成壹致的，可以選擇第三地的仲裁機構。
4.4簽訂合同的工作程序
4.4.1合同簽訂前，公司指定的業務人員或其他談判人員應按照本制度第4.1條的規定審核對方的相關資料，並將對方的營業執照和職業資格證書復印件留存。
4.4.2對於銷售和采購合同，主辦業務人員應與對方協商擬定合同條款，並與聯合審查表壹起提交總經理審批。辦公室應編制合同編號，並加蓋合同專用章。必要時，總經理應指定責任人對合同的合法性進行審查。
4.4.3除購銷合同外的合同，由總經理指定責任人會同相關部門與對方進行談判，擬定合同條款，並附聯審表報總經理審批，辦公室加蓋合同專用章。
4.4.4法律、行政法規規定須經批準和登記的合同，在合同成立後，辦公室應及時依法辦理。
4.4.5合同正式簽訂後，合同文本由經理本人保存，並與《聯合評審表》壹起存放在公司辦公室備案。
5.合同的變更和解除
5.1合同履行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同，雙方應重新協商達成書面協議。在新協議達成之前，原合同仍然有效。在接到對方要求解散或變更的通知後，我們應在規定的期限內給予書面答復。
5.2有下列情形之壹的，我們可以單方解除合同。
5.2.1因不可抗力導致合同目的無法實現；
5.2.2履行期屆滿前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主債務；
5.2.3對方遲延履行主債務，經催告後在合理期限內不履行；
5.2.4對方遲延履行債務或有其他違約行為，致使合同目的無法實現；
5.2.5法律規定的其他情形。
5.3經濟的變更或解散應采用書面形式(包括信函和電報)；
5.4變更或解除經濟合同的協議，應按合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定合同變更應當辦理批準、登記手續的，應當依法及時辦理；
6.合同的履行
6.1公司及其關聯公司應全面履行合同約定的義務，並隨時督促對方及時履行義務。
6.2合同履行期間，公司的履約情況應及時記錄，並由對方確認。
履行銷售合同發貨時，對方應在收據上簽字壹式兩份，壹份對方留存，壹份銷售部門備查。向對方交付增值稅發票時，對方應當出具收據。
履行購貨合同項下的付款時，對方應出具收據或收據。公司原則上只開限定轉賬支票，不允許現金支付。
6.3在合同履行過程中，經辦人員如發現並有確切證據證明對方有下列情況之壹，應立即中止履行，並及時書面報告公司辦公室進行處理，同時報告總經理。
6.3.1的經營狀況嚴重惡化；
6.3.2轉移財產，抽回資金，逃避債務；
6.3.3商業信譽的損失；
6.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；
6.4債權債務的定期確認及重大變化時的確認；
6.4.1常年合同尤其是常年銷售、采購合同履行過程中，經辦人員應定期對賬，確認雙方的債權債務；
6.4.2對方發生合並、分立、重組等重大事件，公司或對方合同經辦人員發生變動時，應及時對賬，確認合同的效力和雙方的債權債務。
7.經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
7.1合同履行過程中發生爭議時，雙方應本著實事求是的原則，首先通過平等協商解決；
7.2如果合同雙方在壹定期限內(通常為壹個月)不能就爭議的解決達成壹致或對方無意通過協商解決爭議，經辦人員應及時向部門經理和總經理書面報告，並擬出解決意見報總經理決定。
如果對方涉嫌合同欺詐，應立即向公司辦公室和總經理報告。
7.3如公司決定采用訴訟或仲裁方式處理合同糾紛，且對方提起訴訟，相關部門應及時將合同簽訂、履行、糾紛及談判情況整理成書面材料，連同相關證據壹並提交公司辦公室。
8.合同的日常管理
8.1公司實行二級合同管理，公司辦公室全面負責公司合同管理；銷售和采購部門的業務人員負責本部門的合同管理。
8.2公司合同專用章由專人管理，公司辦公室、銷售部、采購部各保管壹枚，分別編號。公司的空白合同和授權委托書也有專人管理，業務人員不得帶著合同專用章或蓋章的空白授權委托書和空白合同出差。特殊情況需經總經理批準。
合同專用章、已蓋章的空白合同、授權委托書、已簽合同如有遺失，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。
8.3已簽訂的合同、送貨單、增值稅發票收據、業務傳真、信函、報表等資料由銷售和采購部門業務人員自行保管；重要資料應隨合同提交公司辦公室保管。
8.4與公司解除勞動關系前，合同經辦人員應移交相關資料、空白合同、名片、委托書，經公司辦公室及相關部門確認後，方可辦理相關手續。
合同經辦人與公司解除勞動關系或因其他原因發生變動的，公司辦公室應在情況發生後壹周內書面通知各相關單位。
9.考核與獎懲
9.1公司及下屬公司全體員工應嚴格遵守本制度，有效訂立和履行合同，切實維護公司整體利益。公司辦公室負責對本制度的執行情況進行監督和考核。
9.2對在簽訂和履行合同過程中發現重大問題，並在處理經濟糾紛過程中積極采取補救措施，避免或挽回重大經濟損失的，給予獎勵。
9.3合同經辦人員有下列情形之壹，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償:
9.3.1擅自或超越權限簽訂合同；
9.3.2向他人提供加蓋專用印章或公章的空白合同、授權委托書；
9.3.3應簽訂書面合同，而不是書面合同。
9.4合同經辦人員發生下列情況之壹，給公司造成損失的，公司應酌情向相關人員追償:
9.4.1公司因工作疏忽被詐騙；
9.4.2公司履行合同未得到對方確認；
9.4.3重要證據的丟失；
9.4.4發生糾紛後隱瞞不報或私下解決，或逃避報告，貽誤時機；
9.4.5合同專用章、加蓋印章的空白合同、授權委托書丟失未及時掛失的；
9.4.6其他違反公司相關制度的行為。
9.5公司員工在合同簽訂和履行過程中觸犯刑律，構成犯罪的，將移交司法機關依法處理。
10.補充條款
這壹制度自1998年以來壹直在實施。